教育・心理カウンセラーで自己啓発作家の花賀作象です。前回は頭の中を整理整頓するためのノートの整理の仕方について述べていきました。今回のテーマは「仕事ができる人になろう！」です。私のブログ「20. 自分が理想の人物になろう！」の中では、仕事ができて顧客からも信頼されている自分を視覚化してそれを演じるエクササイズをしました。今回は仕事に関してもっと踏み込んで、どうやったら仕事ができる人になれるのかについて触れていきます。さあここから仕事ができるようになるためにどういう考えを持ち、どういうことをしていけばいいかを述べていきますよ！！
仕事に対する考え方
まず、仕事に対する考え方ですが、自分からどんどん進めていくタイプですか？それとも与えられた仕事をこなしていくタイプですか？前者と後者とでは、仕事の成果はかなり変わってきます。前者は能動的で自分から積極的に仕事に向かっているのに対し、後者は受動的になることから仕事も消極的になっていることが多くなります。
仕事ができる人は積極的で自分からどんどん動ける人です。自分の仕事をこなすだけでなく、他の仕事も積極的に取りに行く人になりますから、こういう人は必然的に評価が高くなります。一方で与えられたことだけをこなす人は自分から新たな仕事を取りに行かない関係で、自分の範疇以外の技能は上達する機会すら与えられません。したがって、たとえ毎日一生懸命仕事をこなしていてもルーティン業務しかやらないことから仕事の評価も極めて低いものになります。ですからせっかくいい仕事をしても、与えられたことのみをやっていたのではなかなか思うように給料も上がってこないわけです。
ということは普段の業務がただやるべきことをこなすだけとか、指示されたことだけをやるというような業務になっている人は、その姿勢を変えていく必要があります。これに該当する人は積極的に動いて自分から仕事を取りに行きましょう。特に上司がやっている仕事を手伝う形でとっていけば、あなたの評価は間違いなく上がっていきます。しかも上司の仕事を覚えることになるのでそのスキルもアップし、もし昇進したとしてもその仕事を難なくこなせるようになります。ここから考えても仕事はただこなすだけでなく、自分のスキルのレベルアップを考えたほうがいいですよね。ですから自分の仕事をできるだけ早く終わらせ、積極的に他の仕事を取りに行くような行動をとってください。
するべき仕事をリスト化して優先順位をつける
仕事のできる人は、のんべんだらりとした業務や行き当たりばったりの業務はしません。やるべきごとをリスト化し、その優先順位をつけて業務を行っています。
スティーブン・R・コヴィーはその著書である「7つの習慣」で、「時間管理のマトリックス」の必要性を説いています。時間管理のマトリックスとは、すべての作業を緊急度と重要度の軸で分類するもので、時間管理のマトリックスを活用すると各タスクを次の4種類に分類できます。
・第一領域 「緊急かつ重要」
・第二領域 「緊急ではないが重要」
・第三領域 「重要ではないが緊急」
・第四領域 「緊急でも重要でもない」
例えば、締切が近いタスクやクレームに対応することは、第一領域の「緊急かつ重要」と言えます。締め切りのあるタスクは、締切の近い順に優先順位がつけていくのがベストになります。
第二領域の「緊急ではないが重要なもの」は、長期的な計画の作成や1,2か月後の会議やプレゼンテーションの資料の作成などが挙げられます。これらは、しばらく放っておいてもいいというのではなく、1日のうちでこの第二領域の仕事を進める時間を設けて「少しずつ進めていく」のがポイントです。
第三領域の「重要でないが緊急のもの」は、同僚から急に頼まれた仕事や顧客の突然の来訪などが挙げられます。これは緊急性が高いため他の仕事よりも優先してしまいがちになりますが、重要度は低くなりますから、最優先にするべきではありません。その中の本当に緊急かつ重要な部分だけを実行し、残りは後回しにするか、場合によっては断ることも大事になってきます。
重要でも緊急でもないものは、だらだらと電話したり、何かを待っている時間だったり、単なる暇つぶしなどが挙げられます。これらは基本的に無駄な時間を過ごしているだけなので、業務時間中はしないようにしていくべきです。
以上、自分でリスト化した業務に上記のような優先順位をつけて仕事を進めていくことで、非常に効率よく仕事を進めることができるようになりますから、ぜひすべての仕事に優先順位をつけて業務を進めるようにしてみてください。
すぐ終わるような仕事は早く片づける
仕事のできる人は、たとえそれほど重要な仕事でなくても、5分か10分もあればすぐ済むような仕事であればすぐやってしまいます。逆に仕事のできない人は、これを後回しにする傾向があり、その結果、これをすること自体を忘れます。こういう仕事は重要度が低いことが多いので、比較的忘れてしまいやすいのです。仕事ができる人ほどこういう業務を「忘れないうちにやってしまう」ことを徹底しています。
締切を実際の締切の7掛けくらいに設定する
締切ギリギリになってから慌てて仕事をし始めるのは仕事のできない人です。仕事のできる人は、余裕をもって仕事に着手し、締切も実際の締切までの期間の7掛けくらいの期間に設定して早めに終わらせます。そして、再度ミスがないかをチェックしてより良いものに仕上げますから、よりよいものが出来上がり、顧客からも信頼されるようになります。
1つ1つの業務に制限時間を設ける
仕事のできない人は制限時間をほとんど考えずに仕事を進めます。ですから、結構時間がかかるばかりか、集中力も散漫になりがちです。ですからできあがったものもあまりいいものには仕上がりません。
一方で仕事のできる人は、1つ1つの業務に制限時間を設けてやっています。そうするとかなり集中力を高めた状態で仕事をするので、短時間で質の良いものに仕上げることができるのです。
情報を１人で握らず他のスタッフと共有する
顧客からかかってきた電話の情報をその場ですぐに他のスタッフと共有することはかなり重要です。もしあなたが他に何かをしている最中にかかってきた電話をとってしまったとき、あなたはどういう対応を取りますか？これは事務所に自分1人しかいなかったり他の人がみんな電話対応しているような場合に起こります。そういった場合に「今忙しいからあとでメモを取って関係する人に渡そう」なんて考えてしまったら最悪です。これをしてしまうとたいていかかってきた電話の内容を忘れます。最悪な場合は電話がかかってきたことすら忘れます。すると、その内容を伝えるべき人にそれが伝わらない状態になるのです。こうなると、その伝達する相手にもその顧客にも迷惑が掛かってしまいますよね。ですからこの場合は電話内容のメモを残しておくなど、情報の共有を「その場で行う」ようにすべきです。今忙しいからと言って後回しにすると、前述のような抜けや漏れが発生しますから、クレームのもとになります。したがってどんなに忙しくても顧客からの連絡等はその場ですぐに情報共有していくことが何よりも大事なことになります。
さらに、その日に自分が「いつ、どこで、どんな仕事をしているか」を普段から周りの職員、およびその関連部署の人たちと共有することも大事です。というのは、その人が職場にいないときにその人のスケジュールが共有されていないと、その人がどこか他の場所で仕事をしているのか、休憩時間でどこか出かけているのか、そもそも出社していないのか等が分からないからです。そうなると、その人宛に電話がかかってきたときに帰ってくる時間を聞かれてもきちんと答えられなくなります。
また各職員のスケジュールをきちんと共有できていたら、誰かが出社できない、あるいは早退しなければならない等のトラブルに見舞われても対応することができるようになります。もし、誰かが倒れて出社できない場合は、各職員のスケジュールを見て対応できそうな人にその業務に回ってもらうことができます。また、勤務中に子どもが学校で大けがをしたりして子どもを学校へ迎えに行かなければならないような場合は、残りの業務ができそうな人に回して早退することもできます。
仕事のできる人は、自分のスケジュールを分刻みで他の職員と共有しています。ですからたとえ何かのトラブルで自分が仕事に行けない、あるいは抜けなければならないときでも前述のように対応できるようにしているのです。
「私は仕事ができる」という意識を持つ
仕事ができる人になるには自分自身が「仕事ができる」という意識を持つことが大事です。「仕事ができる」というのはすごく優秀な人のイメージを持ちがちですが、「自分にはそこまでのレベルにはなれない」などと悲観的に考える必要はありません。訓練すれば誰でもなれるものなのです。そのためにも自分自身が既に「仕事ができる人」になっているイメージを持ち、それを演じていくことが大事になります。そうすることによって、そこに創意工夫が生まれ、本当に仕事ができる人になっていくのです。ですから今まで仕事ができないと思っていた人でも今日からは「私は仕事ができる」という意識を持って行動するようにしてください。
以上になります。今回は仕事ができる人になるためにどういうことをしていけばいいかについて述べていきました。
仕事ができるようになるためには、言われたことだけをするような受け身の姿勢ではなく、自分から積極的に仕事を取りに行く姿勢が大事になります。その心意気を持った状態でその日の業務をリスト化し、優先順位を決めていくのです。その優先順位は緊急性と重要度を加味して決めていき、その順位に従って業務を進めていきます。そうすれば業務を円滑に進めることができるようになっていきます。
ただ、優先順位が低くても5～10分くらいで終わらせることができるような業務はこれを優先して先に片づけておくほうが後々楽になってきます。さらに各業務の締切までの期間を７掛けして短い期間で片づけるようにすると、締め切り間際で慌ててしなくて済むようになります。それから自分のスケジュールもきちんと他の職員と共有していると、自分に不測の事態が降りかかっても対応できるようになります。
そして何といってもあなた自身が仕事ができる人になるためには、「私は仕事ができる」という意識を持つことが大切です。この理想像を視覚化し、その理想の自分を実際に演じることでだんだんとそうなるようになり、本当に仕事ができる人になっていくのです。
今回述べた内容は、あなた自身が「仕事ができる人」になるために必要なことばかりを述べています。ぜひ実践し、仕事ができる自分を常に視覚化して本当に仕事ができる人になってください。ではまた次回お会いしましょう！！