◇173. 自分のキャパを把握しよう！

　教育・心理カウンセラーで自己啓発作家の花賀作象です。前回は他人の成功や功績に嫉妬心を抱いたときにどのようにすれば嫉妬心をプラスのエネルギーに変えていくことができるかについて述べていきました。

　今回は「自分のキャパを把握しよう！」になります。あなたは自分でどのくらいのキャパすなわち収容能力があるのか把握していますか？これをきちんと把握していないと、他の人から仕事の依頼を安請け合いして結局その仕事に手が回らなかったということにもなりかねません。もちろん自分の業務レベルを上げてキャパを拡大していくことは大切なことですが、まずは現在の自分キャパを把握しておく必要があります。ここからはどのようにすれば自分のキャパを把握し、どのくらいのキャパを目安にすれば気持ちよく作業が進められるようになるかについて述べていきますよ！！

現在自分が1日に行っていることをすべて書き出してみる

　自分の現在のキャパを把握するには、まず自分が1日にどんなことをしているのかを把握する必要があります。それは職場だけでなく、家でやっていることも含めてです。では、ノートを1冊用意してください。今からあなたが1日に行っていることをすべて書き出していきます。家でやっていることと職場でやっていることとは分けた上で、自分が1日に行っているものをすべてノートに書き出してみてください。

それぞれどのくらい時間をかけているのかを書き出す

　書き出せましたか？では次にそれにどのくらいの時間をかけてやっているかを書き出していきます。先ほど書いた作業のすぐ横にそれを何時何分から何時何分までやっているのかを書いてみてください。もしその日によって時間が変わってくるものであれば、だいたいで構いません。さらに休憩時間も何時何分から何時何分まで取っているのか書いてみてください。これは自分が何の作業をどのくらいの時間をかけてやっているのかを把握するのに非常に大切なことになりますので、できるだけ正確な時間を書くようにしてください。

他の作業をする余裕

　どうですか？書き出せましたか？その日によって多少変わるものもあるでしょうから、書き出したものはだいたいの時間帯にはなると思います。さあ、ここからが本番です。あなたは職場では他の人から、家では家族の人から作業を頼まれました。30分～1時間ぐらいかかりそうな作業になります。それをどの時間に入れますか？

　ここでサッと入れられる人は、自分のキャパを把握していて、かつそういう他の作業が入り込んできてもこなせるような余裕を持っている人になります。一方で「どこに入れたらいいのか分からない」とか「入れる余裕がない」という方は、自分のキャパをよく把握しておらず、何か他の作業が入ってくるとパンク状態になりがちな人になります。

空きスペースを確保する

　毎日余裕のない生活を送っている人は、こうして自分が1日のどの時間帯に何をやっているかを書き出すと、「こんなに時間をぎゅうぎゅうに詰めてやっていたのか」ということが分かったのではないかと思います。実はこれが大事なのです。今まではこういうことを考えずにただ与えられた作業をこなすだけだったかと思います。ただ、これだと自分のキャパがどのくらいでどのように作業を進めるのが効率的かを考えずに作業を進めていきますから、何ら改善されることはないのです。しかし、何をどの時間帯でやっているかを書き出すと、無駄に時間をかけている作業とか、やらなくてもいい作業が見えてきます。そういう作業を削るか時間短縮して行うことで時間の余裕ができるようになってきます。それを空きスペースとして「どんなことでもできる時間」として予め確保しておくのです。それによって、もし他の作業を頼まれたときには空きスペースにそれを持っていくことができるのです。

自分の現状に照らし合わせてみる

　ここまでの段階で自分がどの時間で何の作業をしているかを把握できたかと思います。ではここから自分の現在の状態に照らし合わせてみます。あなたが作業をしている時間を考えたときに、あなたは比較的余裕を持って作業をしていますか？それとも時間に追われて作業をしている状態ですか？比較的余裕を持って作業をしているのであれば、あなたのキャパはまだまだ余裕があるということになります。しかし、時間に追われている状態になっているのであれば、ほとんどキャパがない状態になっています。

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60～70％くらいのキャパで作業をするのが理想

　日々の作業をするのに自分のキャパは少し余裕を持たせておくほうがよいです。だいたい60～70％くらいが理想になります。これを超えてくると自分自身の心に余裕がなくなり、他の作業を頼まれでもしたらパンク状態になってきます。

　ここで気をつけなければならないのは、日々のルーティン業務に流されて業務をしている人や積極的に人の業務の手伝いをすることに意欲的な人です。これらの人は自分のキャパを大きく見積もってしまう傾向があります。すなわち他の作業を引き受ける際に「たぶん大丈夫だろう」とどんぶり勘定で自分のキャパを見積もってしまい、その作業を簡単に引き受けてしまう傾向が強いということです。

　だからこそ現在のキャパを把握しておくことが大事になるわけです。前述のように1日でどの時間帯に何の作業をしているかが把握できていれば、自分がどのくらい余裕を持っているかが分かります。しかし、これをきちんとしていない人はさきほどのようにどんぶり勘定で自分のキャパを高く見積もるので、パンク状態に陥ってしまうことも出てくるというわけです。

　ですから今後はどの時間帯に何の作業をしているかをしっかり書き出して自分のキャパを把握し、その60～70％くらいを目安に作業を進めていくようにしてください。それによりあなたの作業も効率よく進められるようになってきますよ。

　以上になります。今回は自分のキャパをどのようにすれば把握することができ、どのくらいのキャパを目安にすれば気持ちよく作業が進められるようになるかについて述べていきました。

　普段のルーティンに追われていると自分のキャパを把握するのが困難になります。ここでまずは自分が1日に家も職場も含めて何の作業をしているのかをノートに書き出し、さらにそれらを何時何分から何時何分まで行っているかすべて書き出していきます。

　そうすると、自分が1日にどれだけの作業をこなしているかを把握することができます。ここでこの作業をしている時間に、比較的余裕を持って作業をしているのか、それとも時間に追われて作業をしているのか、自分の現状を照らし合わせてみます。これにより、自分のキャパが完全に見えてきます。キャパを把握できるようになると、もし他に作業を頼まれたときにどの時間帯ならいけるかがすぐに分かるので、余裕を持ってそこに入れ込むことができるようになるというわけなのです。

　今回述べた内容はあなたが今後、家でも職場でも気持ちよく作業を進めていく上で非常に大切なことになります。ぜひ実践して自分のキャパを把握し、効率のいい作業が進められるようにしてください。ではまた次回お会いしましょう！！

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