教育・心理カウンセラーの花賀作象です。前回は、「時間＝命」と思って行動するためにどのようにしていけばいいかについて述べてきました。
今回のテーマは、「仕事で手を抜くのはやめよう！」になります。忙しすぎてすべてのことをきちんとやっていたら時間が全然足りない、と思っている方は非常に多いですよね。そこで考えるのが「何かで手を抜く」ことだと思います。手を抜くということは、その業務の仕上がりは中途半端なものか雑なものになるかのどちらかで、そんな業務をするのであれば最初からしないほうが顧客のためにも自分のためにもなります。今回は、どのようにすれば手を抜くことなく、短時間で質の高い業務ができるようになるかについて述べていきますよ！！
目次
「上手に手を抜く」は手を抜くことではない
「上手に手を抜く」という言葉があります。これは正確には「仕事に優先順位をつけて優先順位の高いものを優先して行う」という意味であって、本当に手を抜いていいものではありません。もし、あなたが誰かに業務を依頼してその仕上がりが手抜きされているものだと分かったとしたら、あなたは二度とその人に業務を依頼したいとは思わなくなるでしょう。「たった１回の手抜き」だけでも、その人のことを「平気で手抜きをする人」だと捉えられます。人から信頼されるためには多大な努力の積み重ねが必要ですが、その信頼を壊すにはたった１回の行為で足りるのです。１回の手抜きが「また手抜きされるかもしれない」という相手の疑念の生み、それが口コミで広がると、あなたにお金を払って仕事を依頼しようという人は誰もいなくなってしまうということです。あなたが経済的に成功したいと本気で思っているのなら、「顧客から信頼されること」は他の何よりも大事なことになります。自己啓発作家のナポレオン・ヒルは言います。「本気で成功したいと願うなら、手を抜くことはやめることだ」と。
相手が求めていることを知る
業務の依頼を受けるときに最も大事なのは「依頼者は何をいちばん重視しているか」です。これを相手にきちんと確認して把握しておくことが最初の段階で必要になります。これさえ分かっていれば、優先順位はこれが最も高くなることが分かるので、あとはこれに肉付けするように業務を進めていけばいいのです。上司から依頼された仕事であっても、ただ指示された通りにやり始めるのではなく、「何が最も重要なのか」を上司に確認した上で優先順位を決めてから業務を進めていくべきです。そういう業務ができるようになれば、あなたの業務効率は格段に上がってくるようになります。
80:20の法則を利用する
パレートの法則はご存じですか？私のブログの「27. 重要な仕事だけに集中して成果をあげよう！」でも紹介していますが、80:20の法則ともいわれ、「2割の要素が事象の8割を生み出している」という考え方になります。これはあらゆるものに当てはめることができます。たとえば、会社の売り上げで考えてみると、売り上げの約80％は全体の約20％の商品から生み出されているということが分かります。すなわち一部のヒット商品だけで売り上げの大半を占めているということです。
これは1日の業務時間についてもいうことができ、その日の20％の業務の進め方によってその日の80％の業務内容が決まってしまいます。ということは、その20％を無計画にダラダラしたものにしていると、その日全体がダラダラした業務になってしまうということです。だから20％の業務時間に「もっとも重要な業務」を入れる必要があるというわけです。
最も重要な業務とは
「優先順位をつけた業務をする」というのは、さまざまなところで聞かされるのでこれがいかに重要であるかが分かっておられる方は多いかと思います。ちなみに優先順位のつけ方については、私のブログの「23. 仕事ができる人になろう！」で詳細に述べていますので、こちらを確認して優先順位をつけるようにしてください。
ところでみなさんは1日の業務で最も重要な業務は何だと思いますか？それは「その日の業務計画」です。その日にやるべき業務をすべて手帳に書き出し、それらに優先順位をつけます。優先順位の高いものから「10:00～10:15 ○○をする」という15分刻みでその計画を書き出していくのです。これができれば、もうその日の業務がどこまでいけるのが見えてきますよね。すなわち、このもっともも重要な業務である業務計画をきちんと時間をとって行うことで、その日の業務の大半が決まってしまいます。予定より早く進めば、他のことができるようになりますよね。
また、今後の業務計画も大事になります。業務にはそれぞれ「期限」がありますから、期限内に重要度の高いものから仕上げていく必要があります。それをどの日に何をやるかの計画を立てておくと、その日の業務計画はすぐに立てられるようになりますよね。ですから、1日のうちで「その日の業務計画」と「今後の業務計画」を立てる時間を、30分～2時間くらいの間で確保するようにし、着実に計画が進められるような体制を自分で作っていくようにしてください。それができれば、いつその業務が完成するかが分かるので、その業務の大半が決まるようになってきますよ。
以上になります。今回は仕事で手を抜くのはやめ、どのようにしていけば効率よく業務が進められるようになるかについて述べていきました。前述したとおり、あなたが手を抜いた業務を1度でもしてしまえば、顧客からの信頼を失ってしまいます。ですから手を抜くのではなく、顧客からの要望をきちんと把握したうえで、業務計画という最も重要な業務に時間をかけるようにしていけば、あなたは短い時間で素晴らしい業務ができるようになるのです。ですから今回述べていることをぜひ実践して、顧客から信頼される人になってください。では、また次回お会いしましょう！！