教育・心理カウンセラーの花賀作象です。前回は自分がこなせる作業のキャパがどのくらいあるのかを把握してどのくらいのキャパを目安にすれば気持ちよく作業が進められるようになるかについて述べていきました。
今回は「引き受けるか否かを決める権利を行使しよう！」になります。あなたは誰かから作業を頼まれたときに自分が「その作業を引き受けるかどうかを決める権利を持っている」ことを考えたことはありますか？これはほとんどの人が考えたことが考えたことがないかと思います。だいたい作業を頼まれると「はい、承知いたしました」と言って普通に引き受けてしまうからです。ただこれを繰り返していると、面倒なことを押し付けられたり、本来やらなくていい作業をやらなくてはならなくなったりするようになります。あなたもそれは避けたいですよね。それを未然に防ぐためにもここからは作業を頼まれたときにどのようにすればそれを引き受ける権利を行使できるかについて述べていきますよ！！
関係性に縛られ過ぎている
誰でも人との関係性に縛られ過ぎてているところがあります。「相手に嫌われたくない」とか「相手にはいい印象を持ってもらいたい」という気持ちを抱きながら過ごしているのです。だから何かを頼まれると、断ることへの罪悪感を覚えてつい引き受けてしまいます。すなわちこれは相手との関係性に縛られてその関係を壊したくないと考えているわけです。
誰でも引き受けるかどうかを決める権利を持っている
ここでよく考えていただきたいのが、誰でも「頼まれた作業を引き受けるかどうかを自分で決める権利を持っている」ということです。これは口で言うのは簡単ですが、実際作業を頼まれる場面に遭遇すると、このことは吹き飛んでしまいます。つまり、自分にその作業を引き受ける権利があることをその場面に遭遇することですっかり忘れてしまうのです。それどころか「相手の期待にこたえたい」とか「相手を失望させたくない」という気持ちも伴って、ついつい引き受けてしまっているのが現状ではないでしょうか？
優先度の高い作業をやる癖をつける
ところで、あなたは普段自分がやる作業にきちんと優先順位をつけていますか？普段ルーティン作業をするのに慣れていると、次第にこの優先順位を考えずに惰性だけで作業をしてしまうことが多くなります。こうなると、自分が現在手掛けている作業がどのくらい大事なものであるのかがよく分からないまま作業をすることになります。そんなときに上司や他のスタッフから何か作業を頼まれるとどういう状態になるでしょうか？これは自分の作業の優先順位が分からないために頼まれた作業との優先順位を比較することができず、頼まれた作業を引き受けるしかない状況に陥ってしまうわけです。
一方できちんと自分がする作業にきちんと優先順位をつけて進めていた場合はどうでしょうか？これができている人は自分がするべき作業を優先度の高いものから順に進めていくことになります。そうなると自分が現在進めている作業というのは当然優先度の高いものになってくるというわけです。
優先度の高い業務をする癖をつけているとどんなメリットがあると思いますか？それは「頼まれた作業とどちらが優先度が高いかを比較できる」点です。これができると大きいですよ。頼まれた作業のほうが優先度が高ければそれを引き受ければいいですし、逆に頼まれた作業の優先度が低ければそれを断ればいいのです。自分の作業に優先順位をつけて優先順位の高い作業をすることは、その作業を引き受けるか否かを自分で決めることができることに繋がるのです。
１日の計画を立ててから作業を進める
あなたは作業を始める前にどの作業をどの時間帯で進めていくかの計画をきちんと立てていますか？これはほとんどの方は「そんなの普段のルーティン作業でどの時間に何の作業をするかが決まっているから１日の計画をいちいち立てる必要がないよ」という方がほとんどだと思います。ただ、厳密にはその日にやる作業というのは全く同じものではないですよね。「同じようなこと」であっても全く同じものではないはずです。ということは作業内容によって時間を変えていく必要があるのではないでしょうか？さらには自分の作業の進め方のレベルをアップしていくためには「短時間で終わらせる訓練」がどうしても必要になってきます。もし１日の計画の中でそれを毎日していけば、あなたの作業のレベルは格段にアップしていくはずです。ですから、いつもルーティンで進めている作業も５分ずつ短縮していくなど、だんだん短くしていくようにすると、日に日にレベルアップしていくことになりますよね。ぜひこのようにして自分の作業レベルのアップを日々行うようにしてください。
それによってどんないいことがあると思いますか？それは作業の時短化によって「時間の余裕ができる」ことです。その日の業務で時間の余裕ができると、他人から頼まれた作業もその時間に充てることができるようになりますよね。普段他人の作業を手伝って助けていると、自分が困ったときにその人から助けてもらえるようになります。そういう関係ができあがっていると、休みも取りやすくなりますよね。ただ、ここで考えておかなければならないのは、「その作業を引き受けるか否かを決める権利は自分にある」ことです。時間に余裕ができたら自分のことにも使いたいですよね。そこに他人の作業をわざわざ入れ込む必要はないのです。
自分を大切にする
他人との関係性に縛られ過ぎると、自分を見失うことに繋がります。すなわち他人のために自分を犠牲にしている状態になってしまうのです。この状態はよくありません。奴隷状態に陥ってしまい、そこから抜け出せなくなります。確かに他人のために尽くすことは大事ですが、それは自分という人間を大切にしていることが前提になっていることを忘れてはなりません。あなたはかけがえのない素晴らしい人材なのです。あなたがいるから他の人も助かっているのです。ですから「その作業を引き受けるか否かを決める権利は自分にある」ことは常に考えるようにして、あなた自身が自分のことを大切にするようにしてください。
以上になります。今回は他人から何か作業を頼まれたときにどのようにすれば「その作業を引き受けるか否かを決める権利は自分にある」と考えてその権利を行使できるようになるかについて述べていきました。
私たちは人との関係性に縛られ過ぎていて「相手に嫌われたくない」とか「相手にはいい印象を持ってもらいたい」と考えがちです。だから他人から作業を頼まれるとその関係性を重視するあまり簡単に引き受けてしまうのです。
これを防ぐ意味でも自分の作業に普段から優先順位をつけ、優先度の高い作業をすることが重要になります。これにより頼まれた作業との優先度の比較ができるようになりますから、頼まれた作業の優先度が低ければ自分が現在手掛けている作業が非常に優先度が高いことを訴えてその作業を断ることができます。逆に頼まれた作業のほうが優先度が高ければその作業を引き受けて進めていけばいいですよね。
また、どの時間で何をしていくかを決める１日の計画をきちんと立てることがかなり重要になってきます。これを毎日時間の短縮などで見直しをかけていくことで自分の作業のレベルが向上していきます。そのようにして作業の時短化が実現していくと、時間の余裕ができるようになってきます。すると、そこに頼まれた作業に充てたり、自分の時間に充てたりすることができるようになるのです。
ただ、常に「その作業を引き受けるか否かを決める権利は自分にある」ことを意識することは大事で、自分を犠牲にするのではなく、自分を大切にしていく必要があります。こうすることによって自分も他人もお互いにwinwinの関係ができあがっていくようになっていきますよ。今回述べた内容をぜひ実践して、他の人から頼まれた作業を引き受けるか否かを決める権利は自分にある」ことを意識し、あなた自身が気持ちのいい状態で必要に応じてその権利を行使するようにしてください。ではまた次回お会いしましょう！！