教育・心理カウンセラーの花賀作象です。前回は誰でも自分が目標達成する期間を短縮して早く成功したいと思っていますが、どのようにすれば短期間で急成長するための土台を作っていけるかについて述べていきました。
今回は「その場で改善する癖をつけよう！」になります。日頃何か改善すべき点が見つかったとき、あなたはどうしていますか？「今時間がないからあとで直しておこう」なんてことを考えてそのままやっている作業を進めているところはありませんか？こういうことをしていると、その直すための時間が後で作られることはないのでいつまで経っても直されることがなくなってしまいます。あなたはそのような状態に陥っているところはありませんか？ここからはどのようにすればこれをすぐ改善して今後の作業を心地良く進められるかについて述べていきますよ！！
目次
1日の業務計画をきちんと立てる
これは私の他のブログでも再三申し上げていることになりますが、仕事を始める前にその日の業務計画をきちんと立ててから業務を始めていますか？ルーティン業務に慣れきって業務計画を立てずに毎日の仕事を行っている人は、私のブログ「◇86. １日の計画を最重要視しよう！」で計画の立て方を詳細に述べていますので、ぜひご覧になって1日の業務計画を立てる癖をつけてください。今までの私のブログを読んで業務計画をきちんと立てている方は、15分刻みの計画を立てているかと思います。この15分刻みの計画が立てられていることを前提にしてここからは話を進めていきます。
計画の中に予備の時間や自由時間を設けておく
計画を立てるときにやってしまいがちなのが「計画をビッシリ詰め込む」ことです。やるべき作業をビッシリ詰め込んでうまくいくことはまずありません。というのは、その作業が順調に進むとは限らないからです。突然の来客や電話なども当然あるでしょうし、上司や他のスタッフから緊急の業務依頼を受けたりすることもあります。またあなた自身が思うように進めることができなくて予定通りに進まないことも出てきます。このように計画をビッシリ詰め込んで立ててもその通り進ませるのは絶対に無理になるので、そういう予定通りに進まなかったときのための「予備の時間」とか「自由時間」を業務計画の中に盛り込んでおくことが大事なことになります。それによってその時間内にできないことがあったとしても予備の時間や自由時間の時間帯にそれらを持っていくことで、できなかった作業を進めることができるのです。そうすればその日の業務にやり残しがなく、きちんと終えることができますよね。
改善が必要だと感じたらその場で改善する
さあ、前述までのような余裕のある業務計画ができれば怖いものはありません。あなたは伸び伸びとその日の業務を進められるのではないかと思います。どこかの時間帯でたとえばエクセルを使用して数値を打ち込む作業をしていたとします。エクセルで作業を早く進めたいなら数式や表やグラフの活用はほぼ必須のものになりますよね。ただ、そういうものがきちんと入れ込まれていなくて「この数式があったら作業が速くなるのになあ」と感じるときもありますよね。これを「数式を作っている時間的な余裕がないからこのまま打ち込んでいこう」と思ってそのまま作業を進めていると、それはいつまで経っても改善されないままになります。ここで前述した業務計画が威力を発揮するのです。もしその数式を入れ込むことに時間がとられたとしても、予め行計画で設定しておいた「予備の時間」あるいは「自由時間」にそこでできなかった作業を回すことができます。それどころかその数式を入れ込むことによって作業スピードが格段に上がり、逆にその作業を予定よりも早く終わらせることだって可能になってきます。このように1日の業務計画の中に「予備の時間」や「自由時間」を設定しておくことで、「～があれば便利なのに」と感じたものをその場ですぐ作り出すことが可能になるというわけです。
面倒だと思うものほど先にやる癖をつける
誰でも自分が面倒だと思うことは後回しにする傾向がありますよね。このようなことをしていると、面倒なものがどんどん後回しにされ、気がついたら面倒なものばかり残っているという状況に陥ります。こうなると当然モチベーションが下がるので、作業は適当なものになり、いいものが完成しないばかりか、誤植やミスが数多く発見されてその修正で時間に追われるという悪循環にも陥ってしまいます。これを回避するには、優先順位をきちんとつけた上で、「面倒なものほど先にやってしまう」癖をつけることです。前述のエクセルの数式でもこれを「面倒だな」と思うとすぐにやることはありませんが、「これこそここでやっておくと便利になるぞ」と考えたら先にやりますよね。このように面倒だと思ってもそれを先に片づける癖をつけていると、効率のいい業務をすることができるようになってくるので、あなたの業務レベルは確実に上がっていくようになりますよ。
「どうしたらもっと良くなるのか」を考えて仕事をする
毎日ルーティン業務を行っていると、「何も考えずに」仕事をする傾向がどうしても出てきます。この状態はあなたにとっても職場にとっても好ましい状態ではありません。何も考えないということは、同じことの繰り返しで「全く進歩していない」ことを示します。そこで、「どうしたらもっと良くなるのか」と前向きに考えて仕事をする癖をつけていけば、常に改善点を見出そうという姿勢を持つようになりますよね。これが大事なのです。
職場の大半の人は毎日同じことをするルーティン業務に嫌気がさしていて、仕事が始まる週初めの月曜日になると嫌な気分になり、仕事が終わる金曜日になるとテンションが上がるような毎日を過ごしています。仕事をしている最中は「早く休みにならないかなあ」ということばかり考え、仕事に対する前向きな気持ちはほんのこれっぽっちも持っていないわけです。こんな調子で仕事をしていて得をすることは１つもありません。
誰でも自分の収入を大きく伸ばしたいと考えますが、収入を伸ばすにはお金を払ってくれる顧客から信頼される必要があります。「今あなたがやっている仕事ぶりを見て顧客はあなたのことを信頼すると思いますか？」と問いに対し、あなたは自信を持って「はい」と答えられますか？そのような返答ができないということは今の自分の仕事に対する姿勢は非常にまずいということです。「どうしたらもっと仕事が効率的になるのか？」とか「どのようにしたらもっと顧客が喜んでくれるのか？」といったことを常に自分の中で問いかけ、改善点が見つかればすぐに改善していく姿勢を取る…これができるようになれば、あなたは間違いなく顧客から信頼されるようになります。ですから「どうしたらもっと良くなるのか？」ということを常に考えて仕事に励むようにしてください。
以上になります。今回は仕事中に改善点を見つけたときに、どのようにすれば「時間がない」という理由でそれを後回しにするのではなく、すぐに改善できるような姿勢をとることができるようになるかについて述べていきました。
「時間がない」というのはそもそもきちんとした業務計画を立てていないことが原因であることが大半なので、まずは仕事に取り掛かる前にその日にする業務計画を立てるようにし、その中に予備の時間や自由時間を必ず入れ込むようにします。それにより、予定通りに進まなかったものをその時間に回すことができます。ですから作業をしていて何かの改善点を見つけたときは、その時間を惜しむことなくその場で改善することができるようになるわけです。
改善点を見つけてすぐに改善できるようになるためには、普段から面倒なものから片付ける癖をつけ、「どうしたらもっと良くなるのか」と考えながら業務を進めていく必要があります。これによってルーティン業務も同じことの繰り返しではなくなり、常に進歩できるものに変わっていくようになります。今回述べた内容をしっかり実践することであなたは間違いなく「常に改善を見出しすぐに改善できる人」になれます。すなわち「常に進歩できる人」になれるわけです。そうなると、顧客からも他のスタッフからも上司からも信頼されるようになり、どこに行ってもあなたは重宝されるようになりますよ。ぜひそんな人物を目指してみてください。ではまた次回お会いしましょう！！