教育・心理カウンセラーの花賀作象です。前回は、長期休暇の後でたまっている業務などをスムーズにこなすために1日の計画を立てることが重要になりますが、その計画をどのタイミングでどのように立てていけばいいかについて述べていきました。
今回のテーマは「準備は徹底して行おう！」になります。「段取り八分仕事二分」という言葉がありますが、仕事のでき具合というのは準備段階でほぼ決まってしまうということですよね。ですから徹底した準備が大切になってくるわけですが、この準備をどのようにして進めていけば、より効率よく仕事を進めることができ、より品質の高いものを完成させることができるかについて今から述べていきますよ！！
目次
憂いなければ備えなし？
「備えあれば憂いなし」という諺がありますが、これの逆で「憂いなければ備えなし」になっている人を非常に多く見かけます。要は「締め切りまでまだ時間（期間）がある」という理由で最初の段階で何の心配（憂い）もしていない状態になっていることから、何の準備も始めていかないということです。これをするとどうなるかは、経験がある方が多いと思いますが、締め切りが近づいてから慌てて準備をし始めるので、やっつけ仕事になり、ミスや誤植の多いイマイチなものができ上がってしまいます。これだと何のための仕事だか分からなくなりますよね。
準備というのは何を指すのか？
そもそも準備というのは何を指すのでしょうか？たとえばあなたがプレゼンテーションをするとします。どんな準備をしますか？それは、①プレゼンテーションの目的を明確にして伝えたいメッセージを絞りこむ、②そのメッセージの伝達に必要な情報や資料を集めて整理する、③ppt資料の作成、④ppt資料の各スライドの話す内容を考える、⑤リハーサルをして他人に見てもらい、改善点を指摘してもらってppt資料や話す内容を修正、という最低でも5点の準備が必要になります。これはどのように考えたらいいかといいますと、まず「顧客の心に響くプレゼンテーション」という完成品を意識します。この完成品を作り上げるために何が必要かということです。すなわち、完成品を作るために必要なものはすべて準備物になるというわけです。
イチローは言います。「準備というのは、言い訳の材料となり得るものを排除していく、そのために考え得るすべてのことをこなしていく」ことだと。要は仕事で成功するためには「完璧な準備が必要」だということです。もし仕事で失敗したときに「～があったらうまくいっていた」という言い訳をしないで済むようにそれを想定した準備を徹底的に行うということです。ここまで徹底した準備ができて初めて、きちんとした仕事ができるということになるのです。
常に成功イメージを持つ
プレゼンテーションの本番等に必要な準備がすべて整ったとしても、プレゼンテーション当日にそれがうまくいくとは限りませんよね。だから精神面も肉体面もその状態を万全にしておく必要があります。そのためには常に成功イメージを思い浮かべるようにすると良いです。一流のスポーツ選手はこの自分が最高のパフォーマンスを発揮しているイメージトレーニングを繰り返し行います。そうやって本番に臨むのでそのイメージ通りの結果が得られるのです。また、年齢や分野を問わずあらゆるリーダーたちの最大の共通点は「成功イメージの視覚化」です。この成功イメージの視覚化を行うことで、精神的に安定してきますから、ストレスもなくなって体調もいい状態になっていくのです。ですから、完璧なくらいの準備ができたなら、あとは成功イメージを常に思い浮かべるようにしていきましょう。
仕事に費やす時間（期間）はできる範囲で厳密に出す
あなたは「このタスクを終了させるにはこのくらいの時間（期間）で行けるだろう」という甘い見積もりだけで決めていませんか？そのように時間の甘い見積もりをしていると、思ったより時間がかかって締め切りに間に合わない事態に陥ります。このような計画を立てる段階で作業にかかる時間を短く見積もってしまうことを計画錯誤と言います。大半の人は、慣れている仕事であれば正しい見積もりで時間設定ができますが、慣れていない仕事とかやったことのない仕事になると、どのくらいかかるのか想定できないためか、かなり甘い見積もりの時間（期間）を出してしまう傾向があるのです。
そこで、計画錯誤でない仕事に費やす時間をどうやって算出していけばいいかについては、自分の現在の処理能力や他の業務との兼ね合いも考慮してできる範囲で厳密にその仕事に費やされる時間を算出してみると良いです。それは当然慣れていなかったりやったことのない仕事になりますから、あくまでも予測の時間になります。特に自分の現在の処理能力のこと最大限に考慮した上で予測時間を算出してみるようにしてください。
計画錯誤前提の計画を立てる
とはいえ、慣れていない仕事ややったことのない仕事については、上記のようなある程度厳密な時間を算出したとしてもたいてい想定していた時間よりも長くかかるのが普通です。であれば、計画錯誤がある前提で計画を立てていくのがベストになります。すなわち「計画通りに行かない」前提で「空白の時間」の設定をするということです。これは、私の前回のブログ「◇86. １日の計画を最重要視しよう！」でも述べていますが、計画というのは思ったよりも時間がかかったり、緊急事態が発生してそのタスクが全くできなくなることもあることから、必ずしも計画通りには進んでいきません。だからこそ空白の時間（自由時間）を設定して、そこにできなかった仕事を回していくことが重要になるのです。このように空白の時間を設定しておくことで、想定よりも時間がかかったとしても、その空白の時間にそのタスクを回していけば問題なく進めることができるようになります。ですから、計画の中にきちんと空白の時間を入れ込むようにしていきましょう。
以上になります。今回は、準備八分仕事二分とは言われますが、準備段階でどんなことをやり、どのように進めていけばより効率よく仕事ができ、より高品質なものを作り上げることができるかについて述べていきました。準備というのはそもそも、完成品を作るために必要なことをすべて行う行為のことを言い、言い訳の材料となり得るものを排除し、そのために考え得るすべてのことをこなしていくということです。計画段階では計画錯誤になることも考慮し、空白の時間を設定することで期限に間に合わなくなることを回避し、より良いものを完成させていくように進めていくとうまくいくようになります。そしてそこまで準備が徹底できたら成功イメージを常に持つようにすることで最終的に最高のパフォーマンスを出せるようになります。ですからあなたも今回述べた内容をぜひ実践し、準備が完璧になるように徹底して行うにしてください。ではまた次回お会いしましょう！！