教育・心理カウンセラーの花賀作象です。前回は、職場での会議やミーティングで何かを決めていくときはだいたい一部の意見を言う人の間だけで決まってしまうものですが、この中でどのようにすれば勇気を持って自分の思いが伝えられるようになるかについて述べていきました。
今回のテーマは「１日の計画を最重要視しよう！」になります。GWのような長期休暇の後は、メールが山ほどたまっていたり、GW前に残っていた業務を処理しなければならなかったり、新たにやっていかなければならない業務が出てきたりと何かと大変です。そういうときに１日の計画をきちんと立てることが非常に重要になります。では、１日の計画をどのタイミングでどのように立てていけば計画を立てられるのかについて今から述べていきますよ！！
目次
何の業務があるかきちんと整理して書き出す
長期休暇明けの業務は前述のように何かと片付けなければいけない仕事が溜まっていて大変です。ここでやってはいけないのが、その場に出てくる業務を片っ端に片づけていくことです。これは非常に非効率ですし、何の業務をするのかをきちんと整理していないことから抜けや漏れが出てきます。ですから、長期休暇前にやり残したこと、メールを見て当日中にやっておかなければならないこと、新たにやっていかなければならないことをまず書き出してリストを作っておきます。これを最初にやっておくことで、抜けや漏れを防ぐことができますし、1日の計画も立てやすくなってくるのです。
優先順位をつける
優先順位をつけることの重要性については、私のブログでも再三申しあげていますが（「◇83. 優先順位のつけ方をマスターしよう！」参照）、書き出したリストに優先順位をつけていきます。①緊急かつ重要なもの、②緊急ではないが重要、③緊急だが重要ではない、④緊急でも重要でもない、の4つの観点で優先順位をつけるようにしてください。また、当日やらなければならないものではないが、5分以内ですぐできるような業務は②の部類に入れ、その日にすぐやってしまうことをお勧めします。というのは、こういうすぐできる業務は「後日すればいいや」と軽く考えることが多く、それで気がついたら「やるのを忘れていた！」ということにもなりかねません。こういうことは「気づいたときにやる」もしくは「覚えているうちにやる」ことが非常に大切です。当日すぐに片付けるようにしてください。
当日する業務を短めに時間設定する
1日の計画を立てるときは、1時間を単位にするのではなく、15分を単位として計画を立てていきます。これについても採算申しあげていますが（ブログ「◇40. 「時間＝命」と思って行動しよう！」参照）、分刻みの業務はあなたの集中力と「速くやろう」という意識を確実に高めていきます。そして業務ごとに15分もあればいけそうなもの、30分くらいかかりそうなもの、45分くらいかかりそうなもの…という想定をし、想定よりも少しだけ短めに時間設定するというのがポイントです。これはあなたの業務を迅速かつ丁寧なものに高めていきます。ただ、この時間内にできない可能性も大きいことから「自由時間」という空白の時間も設定し、できなかった分をこの時間で補っていくようにもしていきます。こういう時間設定をして業務を進めていくと、あなたの業務効率はかなり向上していきます。ぜひやってみてください。
考える時間を設定する
１日の予定の中に「思考タイム」という自分の現在の業務改善をする時間を設定することは非常に大事です（ブログ「31. 考えるための時間を作ろう！」参照）。これを作ることで、現在行っている業務で無駄だと思われる業務、必要以上に時間がかかっている業務、自分でなくてもできる業務などを洗い出し、「どうすれば現在の業務をより効率よく進めることができるか」について真剣に考える時間を作るのです。これができれば、もし現在の業務で時間に追われていっぱいいっぱいになっていたとしても、「どうすればこの忙しさから解放されるか？」とか「どのようにすれば無駄な業務を省き、もっと効率よく業務を進めることができるか？」のいいアイデアが思いつくようになります。自分と向き合うためにも1日の業務計画の中にこの「思考タイム」を最低30分くらいは入れるようにしてください。
先々の業務も進めていく
15分刻みに計画を立てて業務を進めていると、集中して業務を進めることができるので、当初計画していたよりも早く業務が終わるようになってきます。そうなったときはこの後の時間にする業務もどんどん先に進めていきます。そうすると自由時間がまるまる空くようになってきますから、それを「思考タイム」に充てたり、さらには後日やる先々の業務もやってしまうのです。そうすると、締め切りよりもだいぶ早くその業務を完成させることができ、余裕を持ってミスをしていないかなどの品質のチェックも行い、自分が作り上げたものをより良いものを仕上げていくことができるのです。そうやって品質の良いものを完成させることができれば顧客からも信頼されるようになりますよね。しかも、先々のことをすることによって、どんどん時間的な余裕もできてきます。ですから、さらにそれを「思考タイム」に充てたり、さらに先の業務を行ったりできますから、時間に追われることのない「良い循環」ができるようになりますよね。ですから、早めに業務を終わらせて「先々の業務も進めていく」ことはどんどん行うようにしてください。
上司や他のスタッフの業務の手伝いをする
また、前述の15分刻みの計画と業務遂行によって得られた余裕の時間は、上司や他のスタッフの業務の手伝いをする時間に充てるとよいです。実はこれがかなり重要で、私のブログでももうしあげていますが（「◇66. 仕事で「役に立とう」という意識を持とう！」参照）、上司の仕事を手伝って上司の役に立つということは、上司から「仕事ができる人」という評価をされることになり、昇進に繋がりやすくなります。さらに言えば、上司の仕事を手伝うということは「上司の仕事を覚える」ことにも繋がります。ですからもしあなたが現在の上司のポストに昇進したなら、そのときあなたはもう既に「その仕事を知っている」状態になるのです。そうなるとそのポストの仕事もスイスイこなすことができ、そこでも高い評価が得られることになります。また周りのスタッフについても、その手伝いもすることによって、もしあなたが逆に何かで手伝ってほしいような業務ができたときでも、そのとき周りのスタッフは喜んであなたの業務を引き受けてくれるようになるのです。これはまさに上司や周りのスタッフから信頼されることにも繋がってきますよね。ですから時間に余裕ができたときはどんどん上司や周りのスタッフの手伝いをすることもやっていくようにするとよいですね。
以上になります。今回は、業務を始める前に1日の計画を立てることは最重要事項であることから、いったいどのような計画を立てればその日の業務および今後の業務をスムーズに進めることができるようになるかについて述べていきました。その日の業務を書き出してリストを作成し、優先順位をつけ、15分刻みの短めの時間設定をした上で計画を立てて進めていくことができれば、それは最善の進め方になります。そういう計画を立てて業務を進めていくことができれば、時間的な余裕ができてきてくるようになります。その時間を先々の業務をする時間に充てたり、上司や他のスタッフの手伝いをする時間に充てるようにすることで、あなた自身が有利な立場に立てるようになり、顧客や上司、周りのスタッフからも信頼されるようになってきます。このように業務開始前に1日の計画を立てて業務を進めていくことがここまでの効果をもたらせますから、今回述べた内容は必ず実践するようにしてください。ではまた次回お会いしましょう！！