教育・心理カウンセラーの花賀作象です。前回は、計画を立てることの意義が分からなくて計画を立てない人が多い中、自分の時間管理を徹底していくには計画を立てることが必要になってきますが、その中でも成功できる計画を立てるにはどのようにすればいいのかについて述べていきました。
今回のテーマは「優先順位のつけ方をマスターしよう！」になります。あなたは仕事をする上できちんと優先順位をつけて進めていますか？指示されたことを片っ端に片付けるような仕事の進め方をしていませんか？結構上司や他のスタッフから言われたことだけを優先順位をほとんど考えないまま仕事をしている人は非常に多いです。優先順位をつけた仕事ができるようになると、業務がはかどるどころか、その業務の全体像も見えるようになってきます。では、どのようなことをすれば優先順位のつけ方をマスターできるのかについて今から述べていきますよ！！
目次
優先順位のない仕事
「優先順位をつけることは大事」ということは、自己啓発本には必ずと言っていいほど書いてありますし、仕事上でもよく言われるかと思います。あなたは自分が現在している仕事で何が優先度が高いかというのは把握できていますか？これは結構把握できていない人が多いです。というのは、だいたいルーティンでやるべき仕事が決まっていて、優先順位を別に考えなくてもその日の仕事を終わらせることができるからです。しかも、上司や他のスタッフが何かの業務依頼をするときにも「これを頼みます」としか言わず、優先順位的にどうなのかまでは言ってくれませんよね。だから非常に多くの人が何が優先順位が高いのかが分からずに業務を進める、すなわち「優先順位のない仕事」をしているのです。
優先順位は「締め切りが迫っている順」になるのか？
ただ、そういうルーティン業務をしていても、優先度が高いと気づく場合があります。それは「締め切りが迫っている」場合です。このときばかりは締め切りが迫っているものを優先して片付けないとまずいことになりますよね。だから非常に多くの人が「締め切りが迫っている順に片付けていく」という仕事をやってしまうのです。
「毎日仕事が忙しい」と思ってしまう最大の要因は、こういう「常に締め切りに追われる業務をしている」からにほかなりません。こんな調子では、「優先順位＝締め切りが近い順」としか考えられず、業務全体の優先順位など考えている暇がなくなるのです。だからいつまでたってもその状態が改善されないのです。
そもそも優先順位が高い仕事とはどういうものなのか？
「何が優先順位が高い仕事になるのか」については、それを作る前の段階か、作り始めた段階かでまた違ってきます。作る前の段階では、①設計図をかく、②製作をする期間やどのように進めていくかの計画を立てる、③それに必要な材料を調達する、がそれに当たります。作り始めた段階では、①骨格を作る業務（設計図に沿ってその骨組みを作る業務）、②骨格に肉付けしていく業務、③装飾など見栄えをよくする業務、④設計図通りになっているかチェックする業務、がこれに当たります。
当然のことですが、上記のものはいずれも①から順に優先順位が高くなります。作る前の段階から見てみると、設計図をかくことが最も大事なことになります。設計図ということは全体像すなわち完成図のことを指します。どんな仕事をするときにも最初に全体像（完成図）を見ておく」ことは非常に大事だということです。これが分かっているとどの部分に何が必要なのかが見えてきます。また実際に作り始めたときは、その設計図に沿って骨組みから組み立てていくことが最も重要な業務ということになります。
骨格となる部分が最も優先順位が高い
前述した優先順位を見ていくと、設計図をかくというのが最も大事な業務となり、設計図をかいた人以外もこれを最初に見て、自分が担当する仕事が全体のどの部分になるのかを把握することが最も重要なことになります。すなわち、他の何よりもまずやるべきことというのは「設計図（全体像）を把握する」ことです。これが分かると、作る段階でまずは骨格から作っていかなければならないことが把握できます。だから製作段階で最も大事な業務は「骨格を作る業務」となってくるわけです。骨組みを先に作ってしまえば、後はそれに肉付けするだけになります。だからどんな業務においても骨格となる部分を優先して仕事を進めればよいということになるのです。
それ以外の業務は緊急性と重要度で優先度を決める
前述の自分が手掛けている業務以外の業務が突然入ってくることがあります。それは他のブログでも述べていますが、①緊急かつ重要、②緊急ではないが重要、③緊急だが重要ではない、④緊急でも重要でもない、の４つで考えます。もし、顧客からクレームが来た場合、クレームは、①緊急かつ重要な業務に当たります。現在あなたがしている業務が骨格部分を作っている業務だとしたら、それは②緊急ではないが重要な業務となります。ですから優先度としてはクレームへの対応のほうが高くなります。したがってこの場合は、自分の業務を中断してクレームの対応に全力を注いでいくのが最善のやり方となるわけです。
締め切りが迫るような業務は作らない
締め切りが迫っている業務は、①緊急かつ重要な業務となり、非常に優先度の高い業務になりますが、そもそも締め切りが迫るまでその業務を進めていないこと自体が問題です。これについては前回の私のブログ「◇82. 成功できる計画を立てよう！」でも述べていますが、早い段階で終わらせる計画を立て、締め切りがくることには完成してチェックまで済んでいる状態にすることができていると、その業務は①緊急かつ重要な業務とはならないのです。そうすると、現在手掛けている業務に専念できますよね。ですから計画をきちんと立てて、締め切りが迫るような業務を作っていかない仕事をすることが極めて重要になります。
優先順位をつけると業務時間が短縮される
前述のように優先順位の高いものから業務が行えるようになると、あなたの業務時間は確実に短縮されていきます。というのは、全体像を把握した状態で業務を進めていることから、何から手をつければ早く済むのかが見えた状態で業務を進められるからです。ですから業務をするときは前述の内容に従って常に優先順位を決めてから業務を進めていくようにしてください。
以上になります。今回は業務を進めるときに、締め切りが迫ったものから片っ端に仕事をするような業務から卒業するためには優先順位をつけた業務をする必要がありますが、いったいどのようにすれば本当に優先度の高い業務を把握してきちんと優先順位をつけた業務に取り組めるようになるかについて述べていきました。まずはその仕事の全体像を把握し、骨格部分に相当するところを優先して業務を進めていくのが最も良いやり方になってきます。このように自分の業務に優先順位をつけた業務を進めていけるようになると、あなたの業務レベルのアップに繋がり、業務時間も短縮化されていきます。ですから今回述べた内容をぜひ実践して優先順位をつけた業務を常に行うようにしてください。ではまた次回お会いしましょう！！